Estudio de caso. Update del Centro de Cómputos

Un par de años atrás escribí sobre una las actividades de mi trabajo: un Centro de Cómputos. Hoy toca una pequeña actualización.

¿De qué Centros de Cómputos Estamos Hablando?

Periódicamente todas las democracias del mundo llevan a cabo elecciones de representantes.

Los ciudadanos asisten a cuartos oscuros o casillas de votación. Emiten sus voto y los introducen en urnas. Todo el proceso es controlado por ciudadanos independientes designados como autoridades de mesas. Estas autoridades cuentan los votos y remiten los resultados y las urnas a la Junta y/o Justicia Electoral, que es la entidad imparcial responsable de todo el proceso electoral.

Dentro de ese órgano central existe un centro de cómputos que el día de votación recibe los resultados de todas las urnas y publica un “conteo provisorio” y, unos días después de finalizado el acto electoral, comienza el “conteo definitivo” que determina los ganadores y perdedores del proceso. Estos son los resultados oficiales.

Paralelamente, todos los partidos políticos participantes del proceso suelen tener fiscales partidarios que, valga la redundancia, fiscalizan el proceso. Generalmente, en cada lugar donde existe un cuarto oscuro o cabina de votación, junto a las autoridades de mesa también se encuentran fiscales partidarios observando todo.

Paralelamente, la mayoría de los partidos políticos constituyen sus respectivos “comandos de campaña”. Allí los candidatos políticos se reúnen a esperar los resultados, se agolpan los seguidores de dicho partido, se organiza la logística (por ejemplo, proporcionar viandas de comida a los fiscales), se atiende a la prensa y, entre otras cosas, también suele funcionar un centros de cómputos partidario que reciben información de los fiscales del partido.

Si un partido político cree que existió algún tipo de irregularidad que lo ha perjudicado en una o más urnas, cuenta con muy poco tiempo (generalmente, menos de 48 horas desde el momento que finalizo la votación) para reclamar ante el juez electoral. Por tanto, contar con un centro de computo propio capaz de analizar cientos o miles de mesas rápidamente resulta vital.

Por otro lado, los candidatos políticos necesitan prepararse para dar los discursos que consideren pertinente, según sea si deben festejar la victoria, o reconocer la derrota. Incluso las horas de espera hasta que se dan a conocer los primeros resultados provisorios puede percibirse demasiado lento, ya que apenas comienzan a difundirse el público y los periodistas acosan a los candidatos tratando de obtener sus primeras declaraciones. Por ello los candidatos quieren estar preparados y tener una idea de cuál es la tendencia del electorado antes de que lo sepa el resto del público. Recurren para ello a algunas técnicas, como la “encuesta a boca de urnas” que también se procesan en el centro de computo partidario.

Mi Centro de Cómputos BYOD

Pues bien, soy responsable de uno de los tantos centro de cómputos partidarios del lugar donde vivo y aquí describiré brevemente la teoría y práctica de la tecnología que utilizo.

En este centro de cómputos se cuenta con padrones digitalizados para poder informar rápidamente a los ciudadanos dónde votan, se hace un seguimiento sobre la concurrencia de la ciudadanía a los lugares de votación, se reciben y computan los datos de la encuesta a boca de urna, se reciben y computan los resultados provisorios enviados por los fiscales partidarios, se reciben y procesan los resultados oficiales y se comparan con los de los propios fiscales para detectar eventuales irregularidades, se realizan presentaciones para a que las personas presentes puedan ver en tiempo real los resultado de la información recibida y procesada y, finalmente, se elaboran informes impresos.

Veamos de qué se trata.

Pasado

Mi centro de cómputos más primitivo utilizaba una tablet PC HP TX2032la con Windows Vista, Excel y PowerPoint. Los fiscales partidarios llamaban por teléfono para dictar los datos y/o hacían llegar al centro de computo planillas con los datos. Suelen ser ámbitos ruidosos (gente festejando, fuegos artificiales, discursos en parlantes gigantes, etc.) por lo que era difícil escuchar lo que dictaban por teléfono. Para colmo, cada fiscal podía tener su método personal para dictar los resultados, comenzando de de derecha a izquierda, o de arriba hacía abajo, de adelante para atrás, de atrás para adelante, sólo los datos que le resultaron interesantes olvidando de mencionar todos los demás, etc.

Para el momento en que escribí el artículo original eso era historia. Los fiscales partidarios enviaban los resultados a través de mensajes de textos (SMS) desde sus teléfonos celulares a mí smartphone Android 2.2. De este podía enviar los resultados a mi Macbook donde Excel recopilaba los datos y PowerPoint presentaba los resultados en un proyector o monitor.

Pero esa novedosa solución enfrento dos problemas. El primero, la Macbook Air (i5, 4 Gb RAM) fallo y fue sustituida por el sistema que tenía de respaldo: mi wintablet Acer Iconia W510 (Atom Z2000 serie, 2 Gb RAM). Más lento, pero hizo el trabajo. Todas las aplicaciones de escritorio involucradas funcionaban perfectamente mientras se proyectaba en un proyector o monitor externo.

El segundo problema, muchos fiscales partidarios no enviaban los datos por SMS y/o los escribían con errores. Esto implico que muchos datos se tuvieron que cargar a la vieja usanza: típear manualmente y uno por uno los datos de cada una de las planillas.

Presente

Este año 2015 incorporé algunas actualizaciones menores. En primer lugar, vendí mi wintablet por lo que esta vez contaba sola y exclusivamente con mi Mac, la cual había sido actualizada con la última versión de OS X, Yosemite, y la última versión de Office 365.
El segundo cambio de importancia es que mi vetusto smartphone Android 2.2 fue remplazado por un moderno iPhone 6 con iOS 8.
El tercer cambio se encuentra en el otro extremo: la mayoría de los fiscales partidarios habían remplazado sus teléfonos celulares por distintos tipos de smartphones con Android o Windows Phone.

Continuity

Utilizar un iPhone con iOS 8 y una Mac con Yosemite aparejo un cambio importante con respecto a mi anterior solución. Para mi ex smartphone Android existían muchas aplicaciones, gratuitas y pagas, que permiten realizar un backup de los SMS y enviarlos a una PC o Mac por e-mail o bluetooth, entre otras opciones. Yo prefería utilizar la aplicación gratuita “SMS to TXT”. Funcionaba muy bien pero requería que cada diez minutos, más o menos, tuviera que realizar un backup manual en el teléfono y enviarlo por bluetooth a la computadora para poder importarlo en Excel y procesar los datos.

Aunque eficaz, esta solución es imposible de hacer en el iPhone. En su lugar, hay que poner en práctica “continuity”, una de las novedades más importante de las últimas versiones de iOS 8 y de OS X Yosemite. En teoría, cuando llegaba un SMS a mi iPhone me aparecería también en la aplicación Messages de mi Mac. Una vez allí lo único que tenía que hacer era copiar el SMS desde Messages a Excel.

La teoría de continuity tenía un pequeño gran problema. Con “SMS to TXT” de Android se puede enviar a Excel todos los SMS en un único archivo, con Messages de Yosemite es necesario copiar y pegar uno por uno cada SMS. Alguien esperaría que Automator viniera al rescate pero no ha sido así. Parece que Automator no automatiza mensajes. Como los pasos y tiempo requerido para copiar uno por uno cada mensaje era menor que los pasos requerido para hacer un backup de los SMS y enviarlos a Excel cada diez minutos, evalúe que igual estaba mejorando.

Un comentario entre paréntesis.

Mientras lee estas línea usted puede esta pensando en un Plan B. En realidad no es necesario un smartphone Android o iPhone. Una computadora con 3G integrado y/o un Modem 3G y el software relacionado también hacen el trabajo. Normalmente estos Modem suelen venir con una aplicación gratuita para enviar y recibir SMS desde el ordenador y hasta hacer llamadas de teléfono. Pero rara vez esas aplicaciones permiten copiar y pegar muchos SMS por vez o exportarlos a otra aplicación. Al igual que con continuity, hay que copiar uno por uno cada mensaje y, en ocasiones, ni siquiera se puede hacer eso. Además, normalmente sólo existen para Windows. Es una alternativa más que apropiada para cualquier wintablet, por antigua y barata que sea, pero nunca con una Mac.

Entonces usted puede pensar en un Plan Super B. Existen aplicaciones pagas que permiten utilizar un Modem 3G para enviar y recibir SMS en forma masiva, importar y exportar datos a Excel con automatización de procesos, etc. Claro que sí, es el santo grial para estas cosas, pero también suelen ser caro.

Fin del paréntesis.

WhatsApp

Retomando, otro cambio fundamental fue que muchos fiscales ahora tienen smartphones, generalmente con Android y, en menor medida, Windows Phone. En todos los casos eso aparejo una ventaja adicional: WhatsApp.

Por algún misterio de la naturaleza, parece que WhatsApp se esta transformando en la aplicación de mensajería instantánea más utilizada, condenando al olvido a todas las demás.

Utilizar una aplicación de mensajería instantánea permite mantener una comunicación constante, permanente y gratuita entre el centro de computo y todos los participantes.

De hecho, a medida que los smartphones se popularizan y el éxito de WhatApp, entre otros, asesina a los SMS, todas las innovaciones que tienen que ver como los SMS, incluido el Apple Continuity, pierden su razón de ser. Hasta parece que llegan tarde al mercado.

El futuro esta en la mensajería instantánea y WhatsApp parece ser el mejor posicionado.

Office 365

Finalmente, Office 365. Yo pago mensualmente por la versión Home Premium.

Office tiene para este centro de cómputos tres ventajas claves. La primera y más obvia, funciona perfectamente off-line. Intente hacer esto mismo con las soluciones de Google Docs, pero nunca estuve seguro de que pudiera funcionar si no tenía internet.

La segunda ventaja de Office es que desde el año 1993, aproximadamente, disfruta de una tecnología extraordinaria denominada OLE (las iniciales en ingles para “Enlace e Inclusión de Objetos”). Esta tecnología permite, por ejemplo, que una presentación de PowerPoint reciba datos en tiempo real de un libro de Excel. Imagine introducir datos en Excel y que los gráficos con los datos actualizados en tiempo real aparezcan para todo el público gracias a una presentación de PowerPoint. Mientras tanto, imaginen que los mismos datos se actualizan automáticamente en un informe en Word que se puede imprimir y presentar al finalizar el día.

OLE no es un invento de Microsoft. En realidad es la imitación a la tecnología de “importación” y “exportación” del Claris Works para Macintosh. Una aplicación que posteriormente sería rebautizado como Apple Works y que moriría años después. Más tarde aparecería Apple iWork, pero entre una de las tantas cosas olvidadas se encuentra precisamente esta.

Google Docs no parece tener nada parecido a OLE y/o yo no lo he encontrado. Tampoco lo investigue lo suficiente pues los limites de uso off-line ya me llevaron a descartar esta solución en una etapa temprana de esta historia.

Quizás a usted esto le parezca demasiado complicado. Puede tener la tranquilidad que lo más importante es escribir datos en la hoja de cálculo y procesar dichos datos, gráficas incluidas. Todo lo cual se puede hacer con absolutamente cualquier hoja de cálculo desde tiempo inmemorables. Pero sólo Excel, PowerPoint y Word proporciona la sinergía de OLE.

La tercera ventaja de Office la dejo para el final porque, a diferencia del pasado, esta vez no la utilizaría mucho: las excelentes capacidades de importación de datos de Excel. No importa cómo sea el archivo, casi seguro que Excel podrá importar todos los datos allí contenidos. Esto era vital cuando utilizaba SMS to TXT, aunque ya no fue tan necesario con Continuity y WhatsApp.

Aunque yo lo use mucho menos, un colega recibió los padrones para el día de las elecciones en papel, por lo que los tuvo que escanear. De los PDFs resultantes pudo seleccionar, copiar y pegar todos los datos en Excel. Excel reconoció las columnas y filas y capturo todos los datos correctamente. Esto no necesariamente funciona tan bien con otras aplicaciones de hoja de cálculo.

Un comentario final respecto a Excel. Me gusta tratar de reinventar la rueda dos por tres y descubrir una forma diferente de hacer lo mismo. además de entretenido, la esperanza es descubrir algo que maximice el impacto, mejore la eficacia y/o aumente la eficiencia.

En este caso, traté de hacer el mismo libro de calculo en Office, Google Docs e iWorks para descubrir las pequeñas y sutiles diferencias entre unos y otros y determinar cuál me convenía más.

También traté de descubrir nuevas formulas que permitan hacer algún cálculo de una forma diferente o mejor. Mis primeros libros de cálculo de Excel eran enormes y mi vieja HP TX2032la tardaba unos 15 minutos en procesarlos. Cuando cambie a mi más poderosa Macbook Air el tiempo se redujo a unos 5 minutos. Lo que yo nunca hubiese imaginado es que podría adoptar algunas formulas, nuevas para mí, que simplificaban el proceso a grado tal que lo que antes tardaba 5 minutos ahora pasaba a funcionar en tiempo real.

No viene al caso abordar qué formulas utilizaba antes y cuáles utilizo ahora, muchas tienen que ver con la forma en que tiene Excel de “leer” los SMS que llegan desde los celulares, otras tantas son simples sumas. Lo que resulta interesante es el increíble impacto en el desempeño del sistema que puede tener utilizar formulas diferentes. Mi libro de calculo actual es, en pocas palabras, más “simple” y “eficiente” que los que utilizaba en el pasado para hacer exactamente lo mismo. En gran medida gracias a que encontré unas pocas formulas de pronunciación imposible que remplazaron a muchas formulas que utilizaba en el pasado.

En esto ayuda la investigación, la experimentación y la excelente documentación que forma parte de la ayuda de Excel. Documentación que en Google Docs o Numbers es mucho más pobre, especialmente en castellano.

Zafarrancho de Combate: el Día D

Dicen que en una guerra toda la teoría se va al pandemonio, las cosas no funcionan como se esperaban y hay que improvisar. El día de las elecciones para un centro de computo es una pequeña gran batalla donde todo puede pasar. Es el Día D donde lo único predecible es lo impredecible.

Ya adelante algunos de los problemas del pasado: computadoras que fallan y/o fiscales partidarios que no envían los SMS y/o los envían mal. Siempre hay que tener preparado un Plan B, C y D previendo lo inesperado.

Esta vez no fue la excepción.

El primer imprevisto tuvo que ver con la red WiFi del comando de campaña. A pesar de que había funcionado perfectamente en todos los días previos, el día de las elecciones mi Macbook Air se negó a reconocerla. La conexión funcionaba perfectamente y podía utilizarla desde mi iPhone y el iPad, pero fue imposible desde mi Mac. Incomprensible para mí, ni siquiera aparecía entre las redes disponibles ¿cómo es posible? no tengo ni la más remota idea, pero la realidad es que nunca apareció. Probablemente no hubiese tenido ningún problema si hubiese contado con una PC a disposición.

Intente en vano superar esto utilizando la opción “compartir internet” de mi iPhone, pero tampoco sirvío. Mi Mac se quedo sin internet el Día D. Por suerte, Office funciona perfectamente off-line.

El segundo imprevisto fue una consecuencia del primero. Para que la tecnología “continuity” de iOS 8 y OS X Yosemite funcione se necesita que estén formando parte de la misma red WiFi. No teniendo red en mi Mac, obviamente continuity tampoco funcionaba.

Esta tecnología sólo funciona con WiFi. No sirve bluetooth, ni un cable USB, ni nada. No hay plan B. Así que la bonita teoría de que todos los SMS que llegaban al iPhone también aparecerían en la Mac se fue al pandemonio.

Uno trata de poner en práctica toda esta tecnología para evitar tener que cargar las planillas a la vieja usanza: tipeando a mano uno por uno los datos de todas las planillas. Pero finalmente esto fue inevitable.

El tercer imprevisto tiene que ver con Office 365. Una tragicomedia. Office 365 es una suscripción. Si pagas la suscripción funciona. Si nos olvidamos de pagar deja de funcionar todo, menos la visualización de archivos. Esto implica que cada cierto tiempo el Office en el ordenador se conectará con los servidores de Microsoft para constatar que el pago se encuentra al día.

Si la suscripción es anual, ese control se hará una vez al año. Si la suscripción es mensual, será todos los meses. Yo tengo una suscrpción mensual.

Hay un detalle adicional, este control de suscripción es totalmente transparente para el usuario en Windows, pero suele fallar en OS X. Así que en el caso de una Mac, una vez por mes te aparece el cartel informando que se venció la suscripción y te pide nuevamente que introduzcas tú nombre de usuario y contraseña, como si fuera la primera vez que lo usas (un paso innecesario en Windows).

Como no podía ser de otro modo, el Día D coincidió con la fecha en que se venció la suscripción. Y, para colmo de males, ¡No había internet en la Mac!. Mi Office quedo totalmente inutilizado.

Afortunadamente, si cabe el termino, era temprano y sólo tuve que escapándome media hora a una cafetería. La Mac detecto, con total normalidad, la conexión a Internet de esa cafetería, introduje el nombre de usuario y contraseña de Office 365 y todo volvió a funcionar con normalidad.

Consuelo de tonto, al menos pude darme el gusto de disfrutar de un exquisito capuchino con un bombón de chocolate.

El cuarto imprevisto era previsto, no hubo proyector, ni monitor ni televisor. No hubo forma de proyectar el PowerPoint y el show de Excel, OLE y PowerPoint no se pudo mostrar. Solución: sólo usar Excel, vestirme de pregonero y gritar los resultados a los cuatro vientos.

Hubo algunos imprevistos adicionales, pero estos fueron los más importantes desde el punto de vista del hardware y software que utilice. Además, para conservar algo del honor, algunos problemas son preferibles olvidar y hacer de cuenta que nunca existieron ¿No?

Otras cosas funcionaron por encima de las expectativas. Mi iPhone funciono realmente bien. WhatsApp también. En conjunto, permitieron que la comunicación permanente entre todos los involucrados fuera la mejor hasta ahora.

Futuro

De la experiencia se aprende y eso impulsa a perfeccionar la tecnología utilizada. Tecnología que se caracteriza por utilizar soluciones BYOD cuyo hardware y software se encuentra disponible para prácticamente cualquier persona.

Este año es electoral en mi país y en mi distrito se votará dos o tres veces más. De hecho, mientras escribo este artículo ya me encuentro preparando el centro para el próximo evento. Así que espero sorprenderlos con un nuevo update dentro de unos cuatro o seis meses. Update donde espero corregir algunos de los problemas sufridos ahora, por ejemplo, quizás sea una buena idea pasar a una suscripción anual de Office 365, ¿no?.

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©2015. Este artículo fue escrito por Quique el 6 de mayo del 2015 bajo licencia CC BY-NC-SA para WinTablet.info,sitio pionero en la divulgación y análisis de la industria de las tablets con Windows, sus aplicaciones, accesorios, periféricos, tendencias y temas relacionados.