Revisión rápida del Office para iPad por Quique

Una de las noticias más importantes para un usuario profesional de Office que, además, cuenta con un iPad es el reciente lanzamiento del Office para iPad. Lo he instalado ayer y usted podrá leer mis primeras reflexiones. 

BREVE INTRODUCCIÓN: LOS PROFESIONALES DE OFICINA

Ante todo, debo decir que yo soy un usuario profesional Office. Entendiendo por esto que es esta suite ofimática la que me permite ganarme el dinero para vivir. No sólo porque es el estándar de hecho en las organizaciones y en el uso profesional, con los consecuentes y constantes envío y recepción de documentos de Office entre colegas. Sino también porque es, por diferencia, la suite ofimatica más poderosa. Existen cosas como tablas dinámicas y VBA en Excel. Enlace e Inclusión de Objetos y un largo conjunto de características que permite diseñar documentos muy extensos y complejos. Sean documentos de texto, documentos de calculo, documentos de presentaciones o cualquier otra cosa. Todo este poder no está disponible en otras suites ofimáticas y suelen requerir atravesar por algún proceso de importación y exportación.  

Este tipo de profesionales no entran en la categoría de los “profesionales creativos” editando bellas fotografías y vídeos. Tampoco en los “profesionales de desarrollo” creando espectaculares aplicaciones y sistemas para hacer nuestras vidas más fáciles. Los “profesionales de oficina” somos aburridos y poco admirados. Algunos ni siquiera nos consideran profesionales y subestiman nuestro rol en la revolución de la tecnología informática.  Somos abogados, contadores, licenciados de disciplinas sociales (yo soy polítologo), gobernantes, empresarios, gerentes y directivos que pueden tener, o no, personal a cargo (hoy tengo siete pero llegue a tener más de 60) y, también, presupuestos que, con suerte, pueden superar algunos millones.  En muchas ocasiones, son profesionales de otra cosa que evolucionaron en profesionales de oficina, como la mayoría de los CEOs que comenzaron desde abajo, incluido Bill Gates y Steve Jobs.

Para todos nosotros cada nueva versión de Microsoft Office puede ser tan importante como para un creativo cada nueva versión de Adobe Creative Suite. Nos encontramos entre los profesionales más interesados en las wintablet (pues nos permite utilizar Office) y ahora nos llama más la atención el nuevo Office para iPad. Muchos son muy conservadores y prefieren no salirse de sus zonas de comodidad, otros son más emprendedores y disfrutan de probar diversas suites ofimáticas y exploran formas de integrarlas en sus ambientes de trabajo. Creo que estoy en este último grupo utilizando Office 365 Home Premium, iWork y Google Drive.

AHORA SÍ: OFFICE PARA IPAD

Hecha tamaña introducción, comenzaré por mis breves reflexiones sobre lo que estoy descubriendo con la noticia de la semana: el nuevo Office para iPad. ¿Qué estoy notando del mismo? ¿cómo afecta a las wintablet? a continuación mis primeras observaciones (lo instale ayer y estoy realizando unas muy breves pruebas. Cabe destacar que no hay ningún orden para las mismas. Las voy escribiendo mientras las pienso. 

Primera observación, es fácil y rápido navegar por los documentos de OneDrive para ver y/o editar documentos y abrirlos para trabajar con ellos. Hasta ahora esto funciona un poco mejor que utilizando la aplicación OneDrive o navegando a través del sitio web de OneDrive.

La aplicación OneDrive y la integración con Office ayuda a olvidarse que el iPad no integra administrador de archivos.

Se supone que los documentos más recientes se almacenan en un cache pero aún no lo pude probar. Esto sería una excelente noticia porque, caso contrario, obliga a tener el iPad permanentemente conectado a Internet. En teoría cada aplicación almacena en el cache sólo sus documentos compatibles y la app OneDrive no integra cache, por lo que no existiría duplicación de archivos en el iPad.

En teoría una wintablet proporciona mucha más poder e independencia en este sentido. Aunque en mi experiencia personal no está funcionando tan bien cómo debiera el nuevo OneDrive integrado a Windows 8.1. Tampoco funciona tan bien como debiera el cache de Office de mi Wintablet. Así que en mi wintablet me veo más dependiente de una conexión permanente a Internet de lo que cabría esperar.

En pocas palabras, parece que estoy en las mismas en mi wintablet y en mi iPad. Se recomiendan buenas conexiones a Internet en ambos casos.

Segunda observación. Los documentos (de Word, Excel, PowerPoint) se ven exactamente igual que en cualquier PC o Mac con Office. El único detalle es que, al igual que en cualquier otra computadora, si no esta instalada, no muestra exactamente la misma fuente tipográfica. Pero eso no afecta el formato al regresar a una computadora que tiene todas las fuentes. Esta dificultad existe en todas las computadoras, pero en el iPad se acentúa la limitación porque tiene una colección muy reducida de fuentes y no se pueden instalar fuentes adicionales. Limitaciones que no existen en ninguna wintablet.

Esta capacidad de visualización perfecta por sí sola es más que bienvenida. Se puede disfrutar en forma gratuita y, también, utilizando Office online desde cualquier navegador. Esto último implica que, en realidad, si sólo piensa ver archivos de office no necesita instalar nada. Con el navegador Safari del iPad también puede hacerlo.

Tercera observación. Se pueden editar los archivos sin afectar el formato ni tener que recurrir a importaciones y exportaciones. Un problema muy común para quienes utilizan profesionalmente iWork o cualquier aplicación ofimatica alternativa. Un problema menos del que preocuparse para usuarios de Office 365. De hecho, esta es probablemente una de las características más esperadas para los profesionales de oficina.

Cuarta observación. Las aplicaciones corren con mucha fluidez. Tengo un viejo iPad 2 y el nuevo Office funciona muy rápido. Yo diría que el OneNote para iPad funciona incluso más rápido que el OneNote metrificado que podemos encontrar en una wintablet. Y esto a pesar de que tiene más características integrada que su hermano metrificado.
Lamentablemente incluso con todas sus optimizaciones, el Office de escritorio continúa siendo una aplicación lenta y pesada para el limitado hardware que podemos encontrar en muchas wintablet.
Es más, en mis rápidas pruebas me da la sensación de que es más rápido que el iWork y el Google Drive. A esta sensación también contribuye algo que comentaré más adelante: bastantes cosas disponibles a un dedo de distancia.

Quinta observación y primera reflexión. Son muy fáciles y rápido de usar con los dedos. Hay aquí muchas lecciones sobre cosas que debiéramos encontrar desde hace bastante tiempo atrás en cualquier wintablet, especialmente las metrificadas.
La mayor parte del Office para PC son aplicaciones de escritorios que continúan siendo muy difíciles de usar con los dedos.

La única excepción es el OneNote metrificado, pero se han pasado al otro extremo al quitarle prácticamente todas las características funcionales, y las pocas que hay están escondidas a dos o tres dedos de distancia. En el iPad la mayoría de las cosas están a un dedo de distancia o, como mucho, dos. Hasta ahora no encontré nada a tres dedos de distancia.

En pocas palabras, se termina siendo más productivo en el iPad que en metro.

Sexta observación. Es posible tener un documento de Office abierto perfectamente visible y editable en una pantalla de 9,7″. No he notado problemas de visualización utra-pequeña que llevan a muchos a buscar wintablet o ultrabook con pantallas grandes. 

Séptima y agridulce observación. Tiene bastantes características de edición. Más o menos equivalente, a primera vista, con lo que podemos encontrar en iWork. Incluso se encuentran implementadas todas las características de revisión, lo que es muy útil. 

Estas características de edición son en realidad un subconjunto de lo que encontramos en el Office de escritorio. Supuestamente, es el subconjunto de características más usados. La buena notica es que son mucho más opciones que las que encontramos en las versiones metrificadas para wintablet (OneNote es el único ejemplo). La mala noticia es que, justamente, no es tan poderoso como el Office tradicional.

Si se necesita todo el poder de Office una wintablet continúa siendo una mejor opción. Incluso una wintablet RT. ¿Quieren algún ejemplo sobre una característica “avanzada”? simple, en una wintablet puedes abrir dos o más documentos simultáneamente. De allí en adelante existen cientos de cosas que se pueden hacer en una wintablet que no es posible en el iPad, desde avanzar rápidamente a través de una larga planilla de Excel a tablas dinámicas, OLE, VBA, etc.

La agria pregunta que me hago es ¿cómo es posible que este subconjunto de característica sean más abundantes e importantes que las que encontramos en Metro? no lo sé.

Octava observación y segundo comentario. Es un error pensar que Office 365 para iPad tiene sólo dos días. En realidad lleva más de un año entre nosotros. Lo que ahora estamos viendo es la incorporación de tres nuevas aplicaciones a la suite.

Ahora Office 365 para iPad está constituido por: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, OneDrive, Skype y algunos otros. Exceptuando las primeras tres, el resto llevan mucho tiempo entre nosotros.

Hay más aplicaciones de Office para el iPad que para Metro. También hay más aplicaciones que iWork y Google Drive.

Ahora para el iPad tenemos la misma cantidad de aplicaciones que para Mac. De hecho, la versión para iPad de OneNote es más poderosa que su hermana para Mac. Aunque no podemos decir lo mismo de Word, Excel, PowerPoint y Outlook, donde las versiones para Mac son mucho más poderosas y comparables al Office para el escritorio de Windows.

Novena observación. El Office para iPad es competitivo frente a sus competidores directos: el iWork y el Google Drive. En gran medida esta afirmación depende del ecosistema del que se forma parte. Si se está utilizando en un esquema only Apple, entonces el iWork tiene ventajas. Lo mismo se puede decir si se están utilizando mucho las soluciones de Google Drive. Pero para las mayorías, Office es la solución lógica si se trabaja con otras personas y organizaciones que también utilizan Office.

A mi me resulta interesante compararlo con iWork. iWork para iPad sufrió una importante actualización que lo pone en igualdad de condiciones que el iWork para Mac. Lo cual es, en muchos sentido, un modelo a seguir por el resto.

Pero iWork tiene muchas cosas escondidas en una barra lateral de opciones. Si quieres girar una imagen tienes que seleccionarla e ir a la barra lateral, encontrar la opción y comenzar a girar la rueda de rotación. En Office tocas la imagen y aparecerá un icono en la misma imagen que puedes tocarla y arrastrarla para hacerla girar. Mucho más fácil, rápido e intuitivo.

Este es sólo uno de los muchos ejemplos que permiten hacer las cosas más rápido y fácil en el Office que en el iWork. Google Drive es aún más complicado.

Además, a pesar de la importante mejora de iWork, la cantidad de características que pose es comparable al nuevo Office para iPad. Este último, a pesar de tener sólo un subconjunto del Office de escritorio, es un subconjunto que se comparable favorablemente frente al iWork completo.

En mi opinión, el Office para iPad es la suite para iPad más fácil y rápida de usar que existe en este momento. Pero iWork continúa siendo la única cuya versión para iPad tiene exactamente las mismas características y poder que la versión para escritorio, la versión para iCloud y la versión para iPhone.

Décima observación. Es importante repetirlo. Office para iPad es mucho menos potente que Office de escritorio. Si necesita todo el poder de Office, incluso algo tan simple como poder ver dos documentos al mismo tiempo, necesita una wintablet o una PC o Mac tradicional.  Incluso navegar en una extensa planilla de Excel es incordioso.

Pero, como dije, a pesar de estos limitantes supera a lo poco que se puede encontrar para Metro y sus características integradas son competitivas frentes a iWork y Google Drive. El hecho de que sea muy fácil y rápido de usar con los dedos implica que quizás, a pesar de la faltas de características, muchos prefieran usar Office en el iPad antes que en una wintablet.

Décimo primera observación. Office para iPad no es gratis. En realidad hay que pagar una suscripción. Yo creo que tampoco tiene por qué serlo. Nadie espera que Photoshop o AutoCAD sean gratis. ¿Por qué debiera ser gratis una suite ofimática profesional?

Ahora bien ¿Esa suscripción es cara o barata? Depende para qué y quién.

Yo pago 10 dólares mensuales por Office 365 Home Premium. Esto es mucho menos de lo que pago por mi servicio de televisión por cable y similar a los que muchos pagan por servicios de entretenimiento por música y video como Netflix y similares de Apple y otras compañías.

Por esos 10 dólares mensuales tengo Office en mi wintablet Acer Iconia W510, mi Apple Macbook Air, mi vieja tabletPC convertible HP TX2032la y, ahora, mi iPad 2. También tengo Office en mi smartphone Nokia Lumia N900 y mi smartphone Samsung Galaxy ACE. Esto es aproximadamente dos dólares por mes por cada uno de estos aparatos.

Como comparto una cuenta con mi pareja (la mitad de los dispositivos mencionados los utiliza ella), también podría decir que en realidad gasto 5 dólares por cabeza por mes.

Si tuviera más dispositivos en el futuro continuaría pagando lo mismo pues puedo instalar Office hasta en 5 PC o Mac (es decir, podría comprar dos PC o Mac adicionales) y cinco smartphones y tablet (por lo que podría comprar dos tablet o smartphone más). Esto es más que suficiente para la mayoría de las familias y pequeñas empresas.

Por ese dinero no sólo tengo las últimas versiones de Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook en cada uno de mis dispositivos y sistemas operativos, sino también unos generosos 45 Gb. de almacenamiento en mi OneDrive y una hora de llamadas de voz en SkyDrive.

En mi trabajo hay tres PC con Windows 7 y Office 2010. Todas con los archivos sincronizados con la misma cuenta de OneDrive.

Hay suites ofimaticas gratuitas. Incluso más que suficientes para la mayoría de los usuarios y de muy buena calidad (como iWork). Pero ninguna tiene tantas aplicaciones, tan poderosas que funcionen tan bien en tantos dispositivos y computadoras y que garanticen tener el trabajo fluyendo como Office 365.

Para mí, cada centavo esta bien invertido.

ALGUNAS COMPARACIONES

iWork tiene varios puntos fuertes. En primer lugar, es la única suite ofimática de las que todas las versiones son exactamente iguales en poder y facilidad de uso.Las versiones mobiles tienen exactamente las mismas características que las versiones de escritorio, y viceversa. Lo mismo pasa con las versiones Web. En este aspecto, creo que iWork pone el listón de lo que todos debieran ser.

Segundo, iWork permite que varias personas trabajen en el mismo documento simultáneamente. Es genial poder tener una persona en su iPad, otra en una PC con Internet Explorer y una tercera con una Mac, las tres trabajando en el mismo documento simultáneamente y viendo exactamente lo mismo. También aquí iWork pone el listón de lo que todos debieran ser. En mi opinión, en este aspecto trabaja mejor que el antiguo líder: Google Drive. Conozco personas que aprendieron más rápido y fácil a colaborar con iWork que con Google Drive.

Tercero, iWork permite hacer trabajos de muy buena calidad, con terminaciones muy profesionales. Especialmente Keynote. Hay características muy específicas que no existen en ninguna otra suite, como la famosa transición mágica de Keynote o la tablas y la forma super fácil de crear un cuestionario en Number.

Cuarto, iWork ahora viene gratis en cualquier dispositivo de Apple: iPod Touch, iPhone, iPad, Macbook y Mac. Esto siempre debiera haber sido así y es un excelente valor añadido saber que uno tiene todo lo que necesita ni bien saca el producto de la caja.

Pero iWork tiene también varios problemas. El primer defecto, si se trabaja con documentos de Office se pierde tiempo importando y exportando y en muchas ocasiones eso implica pérdida de formato. 

El segundo defecto es que carece de muchas características profesionales. Muchas. Office continúa siendo mucho más poderoso. Permite hacer cosas que iWork no puede siquiera soñar.

El tercer defecto es que en forma gratuita iCloud ofrece sólo 5 Gb. de almacenamiento. Se agota muy rápido. Si se quiere más hay que pagar una suscripción. Cuando llega ese momento Office 365 ofrece más valor por el mismo costo de suscripción.

Google Drive también tiene puntos fuertes. Si se esta dispuesto a romper con el pasado y vivir en un mundo sin papel Google Drive ofrece una solución ideal con todo funcionando en un universo virtual permanentemente conectado a Internet. Hecha la transición Google Drive ofrece tres cosas geniales. La primera, colaboracion en tiempo real entre un grupo de usuarios. Para mi iWork es mejor por la calidad del resultado, pero la realidad es que Drive funciona más rápido y estable y es más fácil darse cuenta qué esta haciendo cada uno.

La segunda, Google Drive es realmente muy rápido, incluso en conexiones lentas.

La tercera, Google Drive permite hacer cuestionarios realmente impresionantes en extensión y complejidad.

Pero Google Drive también tiene defectos. En primer lugar, a mí me resulta más difícil de usar, la ayuda es escasa y algunas características no funcionan como debieran (a mí no me funciona, por ejemplo, buscar una celda en una planilla de cálculos, no me pregunten por qué). Pude observar que muchas personas aprendieron más rápido a colaborar en iWork que en Google Drive.

En segundo lugar, si en su trabajo también interviene el mundo real del papel impreso y la calidad del producto es importante, continúa siendo recomendable otra cosa. Sea una presentación o un informe, Office e iWork le proporcionarán una mejor calidad visual, un mejor acabado y un mejor control de los detalles.

En tercer lugar, al igual que iWork, la capacidad de almacenamiento gratuita es muy pequeña. Si quiere más tiene que pagar una suscripción y allí Office 365 se vuelve más atractivo.

Cuarto, aquí también tenemos los típicos problemas de importación y exportación y de pérdida de formatos de iWork.

BREVES CONCLUSIONES

Office para iPad no es perfecto pero es una solución obligada para cualquier usuario de Office 365 que también posea un iPad.

Quienes estén feliz con el iWork que viene preinstalado en cualquier iPad pueden continuar viviendo sin Office 365. No lo necesita. Lo mismo se puede decir de Google Drive.

Pero para cualquier “profesional de oficina” bien vale cada centavo de su económica suscripción.

Si se es un profesional de oficina que necesita Office 365 ¿debe buscar una wintablet o un iPad? es una respuesta muy difícil de responder.

Office para iPad será más fácil y rápido de usar, pero no tiene todas las características del Office de escritorio que se puede encontrar en una wintablet. El Office de escritorio que encontramos en las wintablet (incluso RT), tiene un poder simplemente inigualable, pero quizás prefiera usarlo con un stylus y es más lento, especialmente con documentos extensos.

Es increíble que el Office para iPad (más aplicaciones, más características por aplicación y más fácil y rápido de usar) sea más maduro que el Office para Metro (sólo una aplicación y con una fracción de características y no tan fácil de usar).

Personalmente estoy evaluando seriamente combinar un iPad para el trabajo ultra-mobil y una ultrabook o computadora de escritorio para aprovechar todo el poder del office de escritorio.

Una wintablet parece que en mi caso podría quedar en un incómodo termino medio. Es difícil usar todo el poder del Office de escritorio en las pequeñas y relativamente lentas wintablet. Incluso recurriendo a un stylus se termina trabajando más lentamente que en el Office para iPad con su subconjunto de características.

Me parece que las wintablet necesitan que más temprano que tarde surja un Office para Metro maduro. Me encantaría que fuera tan poderoso como el Office para escritorio, pero cuanto menos se le pide que sea útil. En este momento sólo está el OneNote, que tiene muy pocas características escondidas a dos o tres dedos de distancia.

Para el Office de escritorio continúa siendo mejor una notebook o una computadora de escritorio con sus grandes pantallas, sus cómodos teclados y típicos moisés.

ACTUALIZACIÓN  1. Como me temía la promesa del cache de documentos no funciona. Aparentemente sólo esta disponible para clientes corporativos de OneDrive Empresas. Como no es mi caso, tengo que estar permanentemente conectado a Internet para poder bajar, editar y guardar documentos. También se pueden guardar en el propio iPad, pero en ese caso no están sincronizados con la nube. La integración de iWork con iCloud funciona mejor en este aspecto.
Lamentablemente el OneNote integrado en el Windows 8.1 de mi Acer Iconia W510 tiene un funcionamiento decepcionante, por lo que la experiencia termina siendo muy similar al iPad.
El segundo comentario esta vinculado con el anterior y se refiere al administrador de archivos integrados en el Word, el Excel y el PowerPoint para iPad. dispositivo. La navegación a través de los archivos es idéntica a la navegación por columnas que se encuentra en cualquier Mac con OS X. Para los memoriosos, esta es una de los elementos de la interfaz de usuario heredados de NextSteep. En mi opinión, la forma más práctica para navegar por un árbol de directorios y sus documentos. Me encantaría ver algo parecido en otros dispositivos y sistemas operativos. En gran medida, se disfruta de esta característica al navegar por los libros y hojas del OneNote para Metro. Que, probablemente, sea lo mejor de esa aplicación en comparación con todos sus hermanos. Es simple, rápido, lógico y bien ordenado.

ACTUALIZACIÓN 2. Dos nuevos comentarios vinculados a la experiencia con el iPad. Primero la buena noticia. Ayer mi pareja tuvo que trabajar en serio con su iPad 2. Tuvo que hacer dos documentos de trabajo en Word. Uno de los cuales con gráficos a partir de datos de Excel. El otro con una imagen que tenía en un PDF de un trabajo previo. Pues bien, pudo hacerlo todo perfectamente con Word y Excel en el iPad 2. No tuvo nada que envidiarle a haber hecho exactamente el mismo trabajo en una notebook tradicional. Eso sí, una conexión permanente a Internet permitió trabajar con la información almacenada en OneDrive.
¿Se podría hacer esto con Pages y Number? si, perfectamente.
La ventaja de Word y Excel fue que se pudo ahorrar tiempo partiendo de documentos preexistentes que ya tenían el formato deseado. Se pudo hacer el trabajo perfectamente sin necesidad de ningún tipo de importación/exportación, sin sufrir ninguna perdida de formato y sin tener que hacer una revisión posterior en una PC o Mac para hacer las correcciones necesarias.
Antes con situaciones similares perdía mucho tiempo importando y exportando, recreando el formato del documento nuevamente y haciendo una revisión final en una Mac para hacer los retoques finales.
Si se hubiese comenzado con un documento desde cero quizás lo hubiese hecho con iWork, lo hizo con Office porque partía de documentos preexistente y Office le permitió ahorrar mucho tiempo y tener la tranquilidad de que el producto final tendría la calidad deseada.

La mala noticia es que no se pueden copiar o duplicar documentos. Una de las cosas más atractivas de cualquier computadora desde los primeros tiempos es que se puede utilizar un trabajo preexistente para hacer otro ligeramente diferente. Si el tema X es muy parecido al tema Y que hice el mes pasado, pues creo una copia del viejo tema Y y la adapto para las necesidades del tema X.
Normalmente existen dos formas de hacer esto. La primer es copiando/duplicando el documento con un nuevo nombre, muchas veces en la misma carpeta. Generalmente, esto lleva a que aparece un nuevo documento con un nombre parecido a “Midocumento copia” o “Midocumento (2)”. El segundo procedimiento es entrar al documento y seleccionar la opción “Guardar cómo…” o “duplicar”.
Pues bien, no existe la forma de hacer esto en el iPad. OneDrive no tiene la opción (puedes mover y cambiar el nombre, pero no puede crear copias o duplicados).
Word y Excel tampoco tienen la opción guardar como o duplicar. Si cambias el nombre del archivo estamos haciendo literalmente eso, cambiar el nombre del archivo. No crea un segundo documento con otro nombre.
Mi pareja me llamo por teléfono, desde mi Mac cree una copia del archivo con los nuevos nombres deseados. A los pocos minutos se sincronizo OneDrive y a mi pareja le aparecieron los nuevos archivos en su iPad. Así pudo abrirlos y comenzar a trabajar.

©2014. Este artículo fue escrito por Quique el 29 de marzo del 2014 bajo licencia CC BY-NC-SA para WinTablet.info,sitio pionero en la divulgación y análisis de la industria de las tablets con Windows, sus aplicaciones, accesorios, periféricos, tendencias y temas relacionados.