Primero que nada, al igual que prometen con Windows 8, Office 13 estaría pensado para una experiencia “sin concesiones” así sea que se utilice con los dedos, stylus, teclado o mouse, en una tradicional computadora de escritorio o en una tableta en el sofá, pasando por todas las variantes que nos imaginemos. Esta experiencia sin concesiones permite realizar las tareas en forma rápida, fluida e intuitiva y, simultáneamente, mantiene las ricas capacidades necesarias para crear documentos de alta calidad.
LA VISIÓN DE MICROSOFT SOBRE EL TACTO EN OFFICE
Cuando Microsoft comenzó a planificar la siguiente versión de Office tenían claro que el tacto sería una parte importante de cómo la gente utilizaría Office. El desafío consistía en incorporar una nueva dimensión a Office.
El hardware estaba evolucionando rápidamente y era evidente que surgirían nuevos tipos de PCs y dispositivos móviles y, junto a ello, surgirían nuevos estilos de interacción con las PC, nuevas posturas físicas y nuevos lugares donde se usarían las mismas. La gente continuaría utilizando Office en sus escritorios, con teclado y mouse, tanto en PC de escritorios como portátiles. Pero además comenzarían a utilizar tabletas y dispositivos portátiles híbridos/comprimidos en nuevas y variadas situaciones: recostado en una silla, apoyándose en un tren, autobús o avión, sentado en el sofá, en la cama, de pie, sosteniendo el dispositivo con las dos manos, caminando por el pasillo, etc.
Microsoft analizó que tipo de tareas era más común y cómodo de realizar en cada postura y qué tipo de sistema de entrada (teclado, mouse, dedos, etc.) se adaptaban mejor a cada tipo de tareas. Por ejemplo, un teclado físico es ideal para escribir mucho (y continúa siendo más rápido que el teclado en pantalla para la mayoría de las personas). Un mouse continua siendo ideal para la orientación precisa y el tacto es ideal para realizar grandes gestos, como desplazarse y hacer zoom. En algunas posturas, como estar de pie, el tacto es la opción preferida, mientras que continua siendo insuperable escribir sobre un escritorio. Cada postura y forma de interacción es ideal para algunos trabajos e inapropiado para otros. Microsoft quería asegurarse de que cada aplicación de Office se sintiera intuitiva, natural y cómoda al pasar por las diferentes posturas y métodos de interacción.
Simultáneamente, Windows 8 profundiza la experiencia táctil, que incluye nuevos requisitos de hardware para PC táctiles, nuevos drivers táctiles, nuevas APIs táctiles y una nueva interfaz de usuario que contribuye a una mejor experiencia táctil. Windows 8 proporcionaba así las capacidades básicas que necesitaba el equipo de desarrollo de Office para ofrecer una experiencia natural a través de todas las aplicaciones y las nuevas posturas y estilos de uso. Office 2013 también funcionara en Windows 7, pero es en Windows 8 donde se proporciona la mejor experiencia táctil gracias a mayor precisión en la detección de los botones que se están presionando, botones en la pantalla de mayor tamaño, mayor velocidad y capacidad de respuesta a los dedos, etc.
Microsoft a apostado por dos estrategias diferentes para aprovechar el tacto en Office 2013. La primera ha consistido en crear nuevas versiones de algunas aplicaciones (OneNote y Lync) diseñadas desde el principio para aprovehcar la nueva experiencia de Windows 8. Se las hizo desde cero pensando en el uso con los dedos. La segunda ha consistido en mejorar la experiencia táctil de todas las aplicaciones de escritorio con las que la gente esta familiarizada. Este segundo grupo de aplicaciones continúan estando optimizadas para el uso primario con el teclado y el mouse, permitiendo conservar las características y diseño a la que la gente esta acostumbrada a la vez de incorporar características que facilitan la experiencia de usarlas con los dedos. Esta estrategia dual permite conservar la potencia completa de Office en un equipo táctil sin tener que enfrentar una curva de aprendizaje y, simultáneamente, incorporar una nueva experiencia táctil desde cero y coherente con la nueva interfaz de Windows 8.
Esta visión implica grandes cambios para todas las aplicaciones de Office. Comenzando por identificar las características más utilizadas por la gente en cada aplicación y la forma de utilizarla con el objeto de concentrar los esfuerzos allí. Por ejemplo, entre las características más utilizadas por la gente se encuentra el leer y responder e-mail, enviar mensajes instantáneos, leer documentos, editar hojas de cálculos y realizar presentaciones. Por tanto, Microsoft trabajo para que cada una de estas características se pudieran utilizar todo el tiempo y exclusivamente con los dedos o con una mezcla de tacto, mouse y teclado.
DIRECTRICES PARA EL TACTO
Lo siguiente que hizo Microsoft fue establecer un marco común sobre la forma en que se utilizaría Office con los dedos. Sabían que ello implicaba trabajar sobre los siguientes directrices:
- Respuesta al tacto.
- Desplazamiento con los dedos.
- Selección de texto y objetos con los dedos.
- Mecanografía.
En Microsoft escribieron detalladas directrices sobre cada una de estas áreas y las expectativas mínimas que se necesitaban alcanzar para el usuario disfrute de usar Office con los dedos. Se utilizó al propio personal de Microsoft para poner en práctica y probar esto y alcanzar las metas establecidas para alcanzar una interfaz de usuario coherente, sensible, confiable y encantadora para las personas que utilizan el tacto.
Profundicemos sobre cada directrices.
Respuesta táctil. Al tocar algo la respuesta debe ser inmediata e instantánea. No debe existir retraso. Al desplazarse y hacer zoom la interfaz de usuario debe responder con inercía y debe rebotar cuando se llega a un extremo del documento o sección. Las imágenes deben cambiar de tamaño instánteamente al arrastrarlas con el dedo y el texto debe fluir automáticamente al rededor de ellas para que el usuario sienta la acción física que esta llevando a cabo.
Para lograr que el contenido se “pegue a los dedos” tuvieron que refactorizar el compositor de la mayor parte de la superficie del documento, de modo que las imágenes se muevan a través de la pantalla con animación y el texto fluya alrededor dela misma. Para ello se tuvo que abandonar la aceleración por software y adoptar la aceleración por hardware de los aceleradores gráficos modernos. El resultado es una experiencia natural y sensible.
Orientación. La “orientación” consiste en que se seleccione aquello que tocamos. Un problema difícil de resolver cuando tocamos algo muy pequeño que se encuentra muy cerca de otros objetos y, por tanto, existe dificultad en determinar qué esta queriendo tocar realmente el usuario. Este problema se maximiza al tenerse en cuenta que los dedos son mucho más gruesos e imprecisos que el puntero del mouse o un stylus. Para resolver esto lo primero a sido hacer que todas las cosas se vean físicamente más grandes y fáciles de tocar con los dedos.
El equipo de desarrollo de Windows 8 realizo extensas investigaciones que se reflejaron en directrices sobre el tamaño óptimo de los menús, iconós, etc. Directrices que se adoptaron en Office 2013.
En el caso de OneNote y Lync, se las diseño desde cero adoptando el nuevo estilo Windows 8 (Metro o Modern UI), por lo que se tiene la seguridad de que cada parte disfrutará de una excelente experiencia táctil.
En el resto de las aplicaciones de escritorio, originalmente pensadas para ser usadas con el mouse y el teclado, es más difícil adoptar estas directrices pero igual se hizo. Se identificaron dos tipos de elementos de la interfaz de usuario que tuvieron que hacerse más grandes:
- Elementos fijos y siempre visibles de la interfaz de usuario como la barra de herramientas de acceso rápido, la barra de estado, las cintas y, en Outlook, las carpetas.
- Elementos contextuales de la interfaz de usuario que aparecen cuando con alguna acción del usuario, como son los menú contextuales y la minibarra.
Elementos fijos y siempre visibles de la interfaz de usuario. Muchos de los elementos fijos y siempre visibles de la interfaz de usuario eran demasiado pequeños para los dedos. No era posible tocar fácilmente el botón guardar, por ejemplo. Por ello se incorporó la nueva función “modo táctil” que aumenta el tamaño de estos elementos fijos. Este modo es la opción predeterminada de las wintablet con Windows RT. No sólo aumenta el tamaño de los iconos, la cinta de opciones, etc., sino que también aumenta el espaciado alrededor de los pequeños botones de las cintas, aumenta la altura de la barra de estado, añade espacio entre las carpetas expandidas de Otullok y facilita el toque de la barra de acciones de Outlook.
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| Modo Táctil desactivado. Ideal para utilizar con el tradicional mouse y teclado |
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| Modo Táctil activado. Ideal para utilizar con los dedos. |
Como se observa, en la barra de acceso rápido (donde se encuentran los botones de guardar, deshacer, etc.) también se encuentra el botón para activar y desactivar rápidamente el “Modo Táctil”. Esto facilita usar la modalidad más práctica para cada uno en una situación dada.
Elementos contextuales de la interfaz de usuario. Muchos elementos de la interfaz de usuario de Office (menús, menú contetuales, selectores de color, mini-barra de herramientas, etc.) contienen pequeños elementos. Estos elementos contetuales no son visibles hasta que se realiza una acción. Office 2013 se adapta automáticamente al uso con los dedos o el mouse. Si se utilizan los dedos, se mostraran los elementos contextuales adaptados al mismo, pero si se hace clic con el mouse se mostrarán automáticamente los elementos adaptados a este último. En otras palabras, los elementos contextuales siempre tendrán el tamaño correcto para cada situación, sin importar si usted tiene el Modo Táctil activado o desactivado y sin que tenga que pensar en ello. De este modo, si se utilizan los dedos, el menú contextual aparecerá con todas sus opciones algo más grandes y con mayor separación entre sí.
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| Menú del color de la fuente seleccionado con del mouse |
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| El mismo menú al tocarlo con los dedos |
Otro ejemplo:
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| Imagen seleccionada con el mouse |
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| La misma imagen seleccionada con el dedo |
Una nueva API de Windows 8 permite saber cuándo se están utilizando los dedos y el punto dónde se está presionando. Esto permite si al hacer tap con los dedos no se acierta en el objetivo deseado (por ejemplo, la esquina de la imagen que se desea seleccionar) igual se detecta la situación y se selecciona la opción deseada. El resultado final es que se siente que se utilizan los dedos con mayor precisión y se minimiza la cantidad de veces que se necesita repetir un tap. Estos API touch sobre los objeto se utiliza a lo largo y ancho de Office para ayudar a los usuarios a tocar con confianza ya que permiten detectar las verdaderas intenciones del usuario, dejando de lado los descuidos y las imprecisiones. Más detalles de esto en hardware táctil en Windows 8.
Selección y arrastre de un objeto. Un caso especial es la posibilidad de seleccionar un objeto y arrastrarlo para cambiar su ubicación en el documento. Esto es más difícil que arrastrar un e-mail a una carpeta de Outlook, por ejemplo. Es más difícil alcanzar la precisión que se disfruta al arrastrar ese mismo objeto con un mouse. Para solucionar esto se incorporaron nuevas directrices y puntos de referencias que aparecen automáticamente al mover o cambiar el tamaño de una imagen, figura u otro tipo de objeto. Esto facilita alinear dichos objetos con los márgenes u otros objetos.
Seleccionar texto y objetos. Una acción fundamental en Office es la selección de textos y objetos. Acción que es muy fácil y preciso de hacer con teclado y mouse. También es más fácil y preciso desplazar el texto u objeto seleccionado utilizando el mouse y el teclado. Los dedos carecen de la precisión que permita hacer esto con precisión por lo que fue necesario un trabajo junto entre el equipo de desarrollo de Office y de Windows para desarrollar una serie de patrones que permitan seleccionar textos y objetos con los dedos.
Se incorporaron nuevas “manijas de selección” de texto en Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Visio, Lync y Outlook.
Este método de selección de textos es idéntico al que se utiliza en todo Windows 8, Internet Explorer, etc.
Para seleccionar varios objetos se siguen los lineamientos de Windows 8: se seleccionan arrastrando los dedos a través de varias diapositivas, por ejemplo, y se arrastra y suelta para reorganizarlas. Por tanto, se pueden seleccionar varios objetos de PowerPoint manteniendo uno de los dedos sobre la pantalla mientras que con el otro se tocan cada forma y dibujo que se desea seleccionar.
Mecanografía. Escribir es una de las cosas que más se hace en la mayoría de las situaciones con Office. Windows 8 incorpora una sustancial mejora en el teclado en pantalla. En OneNote y Lync el teclado virtual aparece y desaparece automáticamente gracias a las nuevas APIs de windows 8.
Pero en el resto de las aplicaciones de escritorio se tuvieron que resolver los siguientes problemas:
- El teclado no aparecía automáticamente cuando usted lo necesita.
- A veces tapaba lo que se estaba escribiendo.
- Quedaba poco espacio de trabajo cuando el teclado virtual esta visible.
¿Cómo se superaron estos problemas?
Invocando el teclado. En Officce 2010 y Windows 7 las personas tienen que invocar manualmente el teclado haciendo clic en el icono del mismo en la barra de tareas de Windows. En Windows 8 una nueva API le permite a Office mostrar y ocultar el teclado virtual automáticamente.
Teclado que tapa lo que estás escribiendo. Una de las cosas más frustrantes es cuando el teclado virtual aparece y tapa el contenido o área donde se está escribiendo. La frustración aumenta cuando al escribir el cursor avanza y termina debajo del teclado virtual. Windows 8 incorpora una nueva API que informa a las aplicaciones cuando el teclado esta presente, o no, y la posición en la pantalla. Esto le permite a las aplicaciones de Office adaptarse, desplazarse y mantener el texto y el cursos siempre visibles a medidas que se escribe.
El espacio de trabajo con el teclado visible. Quedaba muy poco espacio de trabajo cuando las cintas estaban expandidas y el teclado virtual presente. Esto agobiaba y frustraba a los usuarios. Para resolver esto la opción por defecto es que la cinta de opciones estén escondidas en las tabletas (pero en forma predeterminada están siempre visibles en las computadoras de escritorios tradicionales con sus grandes monitores). Esto le da a los usuarios más espacio de trabajo. También se incorporaron algunas sutiles mejoras en la forma de interactuar con la cinta para que sea aún mejor su uso cuando esta colapsada (escondida). Ahora es posible ejecutar varios comandos a la vez antes de que la cinta desaparezca (por ejemplo, cursiva, negrita y subrayado). Sin embargo, cuando se selecciona un comando que es poco probable que sea seguido de otro clic o tap en la cinta, esta se desvanece (por ejemplo, al insertar una tabla).
También se incorporo una vista a pantalla completa que que le permite a los usuarios ocultar la barra de cintas y la barra de estados para que puedan concentrarse en el contenido y ver algunas líneas más de texto.
Reducir al mínimo la necesidad de escribir en general. El teclado virtual no es tan eficiente para escribir como el teclado físico. Muchas posturas y escenarios de trabajo requieren que los usuarios utilicen el teclado virtual para hacer el trabajo pero se ha querido reducir al mínimo posible el uso del teclado virtual.
Se incorpora un menú de sugerencias y usos recientes (listas MRU) que recuerdan entradas previas. Durante muchos años se contó con un menú de “recientes” que facilita acceder rápidamente a los últimos documentos utilizados. Esto funcionaba muy bien en época en que las personas utilizaban sólo una computadora. Pero ahora las personas utilizan smartphones, tablet y la nube, por lo que necesitan acceder a sus documentos desde cualquier computadora, sea en la casa o en el trabajo. Ahora, gracias a la nube de Office es posible acceder a los últimos documentos y elementos comunes (MRU) utilizados desde cualquier dispositivo y lugar. Esto reduce significativamente el uso de los cuadros de diálogos de Abrir y Guardar archivos, que generalmente implican recordar complejas direcciones de archivos,
Una nueva característica de llenado automático es Excel Flash, que permite ahorrar tiempo ya que Office escribe por usted.
Comandando. Una de las últimas áreas de trabajo donde había que mejorar la experiencia táctil era con los comandos. En las aplicaciones de escritorio era casi imposible terminar nada sin utilizar las cintas de opciones, menú contetuales, la minibarrra, etc. Además, muchas personas utilizan utilizan atajos de teclados para utilizar comandos populares: cortar, copiar, pegar y eliminar (la mayoría delas personas no suelen utilizar los menús contextuales o de la cinta para hacer esto).
Se establecieron algunos principios rectores destinados a mejorar la experiencia de utilizar comandos con los dedos:
El equipo de Microsoft descubró que la mayoría de estos principios se alcanzaban con un pequeño subconjunto de comandos. Cuando las personas utilizan Office con los dedos esperan que sea similar a utilizar el ratón y el teclado en el escritorio. Además, en muchas situaciones (seleccionar texto, imagen, formas, tablas, etc.) un pequeño número de comandos constituyen la mayoría de las acciones. Por tanto, el objetivo de Microsoft fue ofrecer a los usuarios un rápido acceso a los comandos más populares.
Además, al diseñar las nuevas aplicaciones para Windows 8 (OneNote y Sync) se busco mantener la coherencia con los objetivos y el lenguaje de diseño del resto de las aplicaciones de Windows 8. Esto le facilita a los usuarios el concentrarse en su trabajo. Windows 8 está diseñado de modo que las aplicaciones controlan la totalidad de la pantalla. Esto contribuye a que las personas cuenten con todo el espacio para trabajar, leer, escribir, moverse y ver su contenido. Cuando la gente necesita llevar a cabo una acción, los comandos están a sólo un clic, toque o pase de distancia.
MiniBar. Office 2007 introdujo la MiniBar (una pequeña barra de comandos que se muestran cuando se selecciona un texto u objeto). El minibar proporciona un acceso rápido y eficaz a las opciones más frecuentes. Office 2015 actualiza la minibar para el uso táctil.
En las aplicaciones de escritorio la minibar aparece cuando los usuarios tocan un elemento seleccionado, como texto, celdas, imágenes y formas. Se añadieron los comandos más populares de pegar, cortar, copiar y borrar. Esto minimiza el uso del teclado virtual y ayuda a las personas a trabajar más rápido.
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| La nueva minibar táctil |
Para acceder a una mayor cantidad de comandos, la nueva minibar incorpora un menú contextual. Así se accede a un grupo de comandos menos frecuentes, pero que son parte de las acciones que tipicamente se llevan a cabo con el objeto seleccionado. Si se utiliza el mouse y el teclado se accede a la misma minibar pero con el tamaño más pequeño. En este menú contextual no se repiten los comandos de la minibar (como copiar y pegar).
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| El nuevo menú contextual integrado a la minibar táctil |
Dentro de los comandos In-Cavas. La comunicación entre las personas es uno de los escenarios más importantes previstos para las tabletas. Se espera que los usuarios de tabletas dediquen mucho tiempo al e-mail en Outlook. Microsoft descubrío que existía un pequeño números de comandos para e-mail muy utilizados: responder, responder a todos, reenviar, borrar, mover a carpeta, marcar y marcar como no leído.
Al principio estos comandos frecuentes se incorporaron al ribbon de e-mail. Pero al utilizar Outlook en tablet descubrieron que la forma de usarla era diferente. Era muy difícil alcanzar el botón para eliminar un mensaje cuando se sostenía la tableta con las dos manos. En esta nueva posición era más fácil utilizar los pulgares para acceder a los comandos. Por tanto, se incorporó una “barra para pulgar” en Outlook.
Los menús radiales. “Sus herraminetas a su alcance”, ese es el objetivo detrás de los nuevos menús radiales que están disponibles en el nuevo OneNote para Wiindows 8. Los comandos que la mayoría utiliza para editar aparecen de este modo al alcance del contenido sobre el que se esta trabajando. Mientras que las personas están trabajando, los comandos permanecen escondidos detrás del menú, pero cuando hay que formatear el texto, pro ejemplo, basta con hacer clic o tocar el menú radial para que los comandos aparezcan.
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| El nuevo menú radial de OneNote. Los comandos más importantes a un dedo o clic de distancia. |
El menú radial permite acceder inmediatamente a los comandos más comunes. Si se necesitan aún más comandos hay que arrastrar el dedo desde el centro del menú o tocar en alguna de las flechas del meno.
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| Menu radial expandido |
Además, cuando el menú radial está escondido los comandos se adaptan a lo que las personas están haciendo. Por ejemplo, si se esta escribiendo y es necesario insertar una tabla o una lista con viñetas el icono del menú radial tiene un aspecto estético diferente a sí se está trabajando con una imagen.
Cada menú radial contiene los comandos y herramientas que se necesitan en ese momento. No es necesario expandir el menú para acceder a las 8 acciones más comunes. Basta con deslizar el dedo en dirección al comando que se necesita. Por ejemplo, si se tiene un texto seleccionado basta deslizar el menú radial hacía la derecha para que pase a negritas y hacía arriba para copiar. En otras palabras, equivalen a los métodos abreviados del teclado sólo que esta vez se hace con los dedos. Estos golpes rápidos son sólo una de las formas de utilizar el menú radial con el objeto de obtener una eperiencia táctil más rápida y fluida y, a la vez, sin molestar sobre el contenido donde se esta trabajando.
App Bar. Al igual que todas las aplicaciones con estilo Metro/Moderno de Windows 8, Lync y OneNote incorporan una barra de navegación a través de la aplicación. Se accede a dicha barra deslizando el desdo desde el borde de la pantalla, o haciendo clic derecho o pulsando las teclas Windows + Z.
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| La nueva "App Bar" de OneNote. La misma facilita navegar por el interior de la aplicación. |
La app bar de OneNote permite ir a la nota anterior y siguiente, abrir el bloc de notas, añadir una nueva página al cuaderno de notas y hasta enviarle a Microsoft una opinión sobre la aplicación.
La Barra de Aplicaciones también cambia según lo que estén haciendo las personas. Por ejemplo, al hacer clic en en el interior de un bloc de notas de OneNote aparecen comandos adicionales a la izquierda de la App Bar.
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| A la derecha de la App Bar aparecen, o desaparecen, opciones dependiendo de lo que se este haciendo |
RESUMEN
El nuevo Office presenta una importante actualización que se adapta a una serie de nuevas posturas de uso, desde el autobús hasta el avión, pasando por el sofá. Se incorporan improtantes mejoras que facilitan hacer rápiamente las cosas más comunes a la vez de disfrutar de una experiencia en cualquier situación, sea con el teclado y mouse o con los dedos, “sin concesiones”.
©2012. Este artículo fue escrito por Quique el 7 de octubre del 2012 bajo licencia CC BY-NC-SA para WinTablet.info,sitio pionero en la divulgación y análisis de la industria de las tablets con Windows, sus aplicaciones, accesorios, periféricos, tendencias y temas relacionados.
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